നമ്മുടെ ഓരോ ദിവസവും കടന്നുപോകുന്ന ചെയ്തു തീർക്കാനുള്ള പല പണികളും തീരാതെ, അടുത്ത ദിവസത്തേക്ക് മാറ്റി വെച്ചുകൊണ്ടാണ്. ഇങ്ങനെ മാറ്റിവെച്ച് മാറ്റിവെച്ച് അവസാനം എല്ലാം കൂടി കുന്നുകൂടി ഒന്നും ചെയ്യാൻ പറ്റാതാകും. ഇത് നമുക്ക് ഉണ്ടാക്കുന്ന നഷ്ടവും സമ്മർദവും ചെറുതാകില്ല. ജോലി സ്ഥലത്തായാലും വീടുകളിൽ ആയാലും നമ്മുടെ ജോലികൾ കൃത്യവും സമയബന്ധിതവുമായി തീർക്കാൻ ചില ശാസ്ത്രീയമായ വഴികൾ ഉണ്ട്. അത്തരം ചില വഴികളാണ് ഇവിടെ പങ്കുവെക്കുന്നത്. ഇതൊന്ന് പരീക്ഷിച്ച് നോക്കൂ.

1. രണ്ട് മിനിറ്റ് നിയമം - The Two-Minute Rule

നമ്മുക്ക് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഒരുപാട് ഉണ്ടാകും. ഓരോന്നും ചെയ്യാൻ എത്ര സമയം വേണമെന്നത് നമ്മുടെ മനസിലും ഉണ്ടാകും. അത്തരത്തിൽ രണ്ട് മിനിറ്റിനുള്ളിൽ ചെയ്യാവുന്ന ഒരു ജോലി നിങ്ങൾക്ക് ഉണ്ടെങ്കിൽ അത് ഉടൻ ചെയ്ത് തീർക്കുക. ചെറിയ ജോലികൾ കുന്നുകൂടുന്നത് ഒഴിവാക്കാനിതു സഹായിക്കും.

2. ടൈം ബ്ലോക്കിംഗ് - Time-Blocking

ഒരു ദിവസത്തെ കുറേ സമയബ്ലോക്കുകളായി വിഭജിക്കുക. ഓരോ ബ്ലോക്കുകളും ഒരു പ്രത്യേക ജോലിക്ക് നിശ്ചയിക്കുക. ഇത് ഫോകസ് മെച്ചപ്പെടുത്തും.

3. സമാന ജോലികൾ ഒരുമിച്ച് ചെയ്യുക - Batch Similar Tasks

ഒരുപോലെ ഉള്ള ജോലികൾ ഒരുമിച്ച് ചെയ്യുക. ഉദാ: ഇമെയിലുകൾ, ഫോൺകോളുകൾ, ഭക്ഷണം ഉണ്ടാക്കുന്നത്, തുടങ്ങിയവ. ഇതെല്ലാം ഗ്രൂപ്പ് ആക്കി ഒരുമിച്ച് ചെയ്‌താൽ സമയം ലാഭിക്കാം. ഒരേ ജോലി ഒന്നിച്ച് ചെയ്യുമ്പോൾ നമുക്ക് ആയാസരഹിതമായി കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാം.

4. ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക -  Use Templates

എന്നും ചെയ്യേണ്ടിവരുന്ന ഒരേ ജോലികൾക്ക് ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ഉണ്ടാക്കിയാൽ നന്നാകും. ഇമെയിലുകൾക്കും സന്ദേശങ്ങൾക്കുമായി റെഡി ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉണ്ടാക്കിയാൽ പകുതി സമയം ലാഭിക്കാം. 

5. പ്രധാനതയ്ക്ക് മുൻഗണന - Prioritize Ruthlessly

Eisenhower Matrix എന്ന തത്വം ഉപയോഗിക്കുക. അതായത്, ഏറ്റവും പ്രധാനവും അടിയന്തരവുമായ ജോലികൾക്ക് മുൻഗണന നൽകുക. പ്രാധാന്യം ഇല്ലാത്തവയോട് നോ പറയുക. 

6. വോയ്സ് അസിസ്റ്റന്റ് ഉപയോഗിക്കുക - Voice Dictation and Commands

Siri, Google Assistant പോലുള്ള വോയ്സ് കമാൻഡുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിറവേറ്റാവുന്ന കാര്യങ്ങൾ എളുപ്പമാക്കാം. ഒരു വസ്തു യൂട്യൂബിൽ നോക്കാനോ, ഒരു പാട്ട് വെക്കാനോ, എന്തിന് നിങ്ങളുടെ ചാറ്റ് തുറന്ന് അതിൽ വന്ന ഒരു മെസേജ് വായിക്കാനോ എല്ലാം ഇത് സഹായിക്കും. ഇത് ഫോൺ അനാവശ്യമായി കയ്യിൽ എടുത്ത് പിന്നീട് അതിൽ കുറെ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും.

7. രാത്രി തയ്യാറെടുപ്പുകൾ  - Prepare Ahead

അടുത്ത ദിവസം ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾ രാത്രി തന്നെ സജ്ജമാക്കുക – ഉദാഹരണത്തിന് വസ്ത്രം അയേൺ ചെയ്ത് വെക്കാം. ടിഫിൻ ബോക്സ്, ബാഗ് എന്നിവ ഒരുക്കാം. നാളെ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങൾക്ക് ഒരു To-Do List രാത്രി എഴുതി വെക്കാം. അതിനാൽ രാവിലെ സമയം ലാഭിക്കും.

8. ഓട്ടോമേഷൻ - Automate Repetitive Actions    

എല്ലാ മാസവും അടിക്കേണ്ട EMI കൃത്യമായി തന്നെ നമ്മുടെ അക്കൗണ്ടിൽ നിന്ന് പോകാറില്ലേ. അതുപോലെ നമ്മൾ എല്ലാ മാസവും അടക്കാനുള്ള ബില്ല് പേമെന്റുകൾ പോലുള്ള ആവർത്തിച്ച ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്താൽ സമയം ഏറെ ലാഭിക്കാം. Smart home routines ഉപയോഗിച്ച് വീട്ടിലെ പല കാര്യങ്ങളും എളുപ്പത്തിൽ നടത്താം. ഒരു ചെറിയ ഡിവൈസ് വെച്ചാൽ ടാങ്കിൽ വെള്ളവും നിറയുന്നത് നോക്കി നിൽക്കേണ്ടിവരില്ല. 

9. കീബോർഡ് ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ പഠിക്കുക  -Learn Keyboard Shortcuts

കംപ്യൂട്ടർ/മൊബൈൽ വേഗത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ പഠിക്കൽ വളരെ അത്യാവശ്യമാണ്. ഇതിനായി കമാന്റുകളും ഷോർട്ട് കാറ്റുകളും പഠിക്കുക. Copy (Ctrl+C), Paste (Ctrl+V), App switching തുടങ്ങിയവ.

10. ഹാബിറ്റ് സ്റ്റാക്കിംഗ് - Habit-Stacking

ഒരു പ്രവർത്തനത്തോടൊപ്പം മറ്റൊന്ന് കൂടി കൂട്ടിച്ചേർക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന് എക്സൈസ് ചെയ്യുമ്പോൾ വാർത്ത കേൾക്കാം.